09 de enero de 2023
Los cambios en el PMBOK® Séptima Edición - Parte 5
¡Hola a todos!
En esta nueva columna continuaremos la revisión de los cambios que nos trae el PMBOK® Guide 7th Ed.
Como podrán revisar en la primera columna de este tema, los cambios son los siguientes:
- Estándar con una mirada holística de la Dirección de Proyectos, basada en un Sistema para la entrega de Valor (antes basado en Entregables)
- Estándar basado en Principios para la Dirección de Proyectos (antes basado en Procesos)
- Guía basada en Dominios de Desempeño (antes basada en Áreas de Conocimientos)
- Una sección dedicada a la Adaptación de la Guía a la realidad de cada proyecto/organización
- Una nueva sección de Métodos, Modelos y Artefactos
- La creación de PMIstandars+, una plataforma digital que complementa el estándar y la guía.
En la cuarta columna, nos referimos al punto 3 de esta lista. Donde lo más relevante es el cambio de mirada desde áreas de conocimientos a un conjunto de Dominios de Desempeño.
Esta vez, nos enfocaremos al punto 4.
Adaptación de la Guía a la realidad de cada proyecto/organización.
La nueva Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos o simplemente, la Guía del PMBOK®, incorpora una sección dedicada especialmente a la Adaptación.
La adaptación consiste en la adecuación del enfoque, la gobernanza y los procesos en la dirección de proyectos para que resulten más adecuados para el entorno, la organización y el proyecto en particular.
Se adapta para ajustarse mejor a la organización, el entorno y las necesidades del proyecto.
Los aspectos del proyecto que pueden ser adaptados son:
- Ciclo de vida y enfoque de desarrollo.
¿Cuál es el ciclo de vida apropiado para el proyecto?, ¿Qué fases del ciclo de vida se aplicarán? ¿se utilizarán enfoques de desarrollo predictivos, adaptativos o una combinación de ellos?
- Procesos.
Se puede agregar, modificar, eliminar, combinar y alinear los procesos definidos.
- Involucramiento.
¿Qué aptitudes y capacidades de las personas son relevantes para el proyecto en particular?, ¿cuáles son las responsabilidades específicas de cada persona?, ¿cómo se integra un conjunto diverso de personas para formar un equipo de trabajo?
- Herramientas.
¿Qué herramientas son más apropiadas en este proyecto en particular?
- Métodos y artefactos.
La adaptación de documentos, plantillas y otros artefactos que se utilizarán en el proyecto ayuda a asegurar que los artefactos sean los apropiados.
Los Dominios de Desempeño también pueden ser adaptados para ajustarse a las características y contexto del proyecto. Los equipos de proyecto deben hacerse preguntas que ayuden a esta adaptación considerando cada dominio.
El proceso de adaptación involucra 4 pasos:
- Seleccionar el enfoque inicial.
Los equipos de proyecto aplican sus conocimientos del producto y cadencia de entrega para seleccionar el enfoque de desarrollo más adecuado. Una herramienta de “filtro de idoneidad” puede ser útil en este paso, ya que a partir de un conjunto de características del proyecto y su entorno genera un diagnóstico visual que puede ser útil para decidir sobre un enfoque inicial predictivo, adaptativo o híbrido.
- Adaptar para la organización.
Implica añadir, eliminar y reconfigurar elementos del enfoque para hacerlo más adecuado para la organización, adecuándose a las directrices y políticas de la organización en cuestión. Si la organización cuenta con una PMO o una VDO (Value Delivery Office – Oficina de Entrega de Valor), éstas juegan un papel relevante en este paso. Ya que la organización cuenta con “activos de procesos” que facilitan la adaptación y no tener que “inventar la rueda” cada vez.
- Adaptar para el proyecto.
El equipo de proyecto debe hacerse preguntas respecto del producto/entregable, el equipo de proyecto y la cultura en que se encuentra inmerso el proyecto para así adaptar, si es necesario, procesos, enfoque de entrega, ciclo de vida, herramientas y métodos y artefactos.
- Aplicar Mejora Continua.
La adaptación no ocurre una sola vez, es un proceso continuo, de elaboración progresiva. Las revisiones de fase, los incidentes, las amenazas, las estadísticas de aseguramiento de calidad, la retroalimentación de los interesados y/o las retrospectivas ofrecen la oportunidad de inspeccionar y de hacer mejoras mediante la adaptación.
Adaptar implica el análisis, el diseño y la modificación deliberada de los equipos, los procesos empleados y las herramientas usadas en la dirección de los proyectos, siempre regidos por las directrices y políticas organizacionales, para asegurar el alineamiento con éstas.
La adaptación produce beneficios directos e indirectos a la organización, tales como:
- Más compromiso por parte de los miembros de los equipos de proyecto que participaron en la adaptación.
- Enfoque orientado al cliente, ya que las necesidades del cliente son un importante factor de influencia en la adaptación.
- Uso eficiente de los recursos del proyecto.
- Mayor tasa de éxito de los proyectos.
- Una organización más madura y eficiente en la gestión de sus proyectos.
Sergio Concha, PMP®, PSM Socio Deloitte.
Emprendedor, consultor y docente con más de 30 años de experiencia en gestión de empresas y proyectos estratégicos.
