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Si bien, los reportes tradicionales siguen siendo necesarios y válidos. No obstante, con la incorporación de los marcos de trabajo ágiles se requiere introducir ciertos ajustes para que los reportes ejecutivos se acoplen a las particularidades de estos enfoques y así poder reflejar; la entrega continua de valor, y adaptabilidad a los cambios tal como lo impulsa agile.

Cabe señalar que lo indicado en el texto anterior no implica que los reportes ejecutivos reemplacen a los irradiadores de información que son propios de los marcos de trabajo ágiles. Si no que deben ser vistos como una herramienta adicional que combina la perspectiva estratégica, dando visibilidad a los resultados claves, y haciendo especial énfasis en las recomendaciones. Lo que permite colocar en agenda los puntos de decisión por parte de los involucrados para avanzar a la siguiente iteración.

En tal sentido los informes ejecutivos en los entornos ágiles deben estar alineándoos con los resultados de avances de cada sprint, ciclo o iteración. Por lo tanto, deben reflejar el alcance vigente en pro de que sean más relevantes y oportunos para la toma de decisiones rápidas que es una de las principales características en los marcos ágiles.

En otras palabras, al adecuar los reportes ejecutivos bajo dicha perspectiva. Estos adquieren una dinámica centrada en su utilidad inmediata. Lo cual es clave en la gestión de los proyectos ágiles.

Por consiguiente, el contenido de dichos reportes debe ser breve (3 a 4 diapositivas), con un dashboard sencillo, con foco en la adherencia y vinculación de lo que se está ejecutando con la estrategia organizacional. De forma tal que las decisiones en los ajustes en las prioridades y asignaciones de recursos se ponderé esas variables.

Con todo y lo anterior a continuación en la imagen N° 1 se resaltan algunos de los cambios claves para adecuar los reportes para que sean efectivos en entornos ágiles:

Lo señalado hasta este punto debe ser implementado en una estructura dinámica, visual, que este enfocada en presentar los resultados de valor y que propicie la toma de decisiones alineadas a los objetivos estratégicos que se pretenden materializar.

Para ello que en elaboración se debe apuntar a tener un formato homogéneo, que incorpore los semáforos para resaltar los temas críticos a resolver (utilizando gráficos sencillos y legibles), y que contenga un resumen de logros concretos (Evitando exceso de detalle operativo), además de presentar las recomendaciones (oportunidades detectadas por el equipo) para la siguiente iteración.

Ahora bien, en caso de que se requiera presentar antecedentes adicionales de un problema crítico se puede usar una diapositiva adicional con el análisis de la causa raíz del problema para identificar y presentar alternativas solución (Ver más detalle en el siguiente artículo: Gestión de Problemas en los Proyectos, requiere de una brújula que guie los esfuerzos para resolver su causa raíz)

Todo lo planteado hasta ahora evidencia como un buen informe estructurado potencia su valor en torno a la gestión oportuna de las decisiones y al mismo tiempo que se acopla al dinamismo, y adaptabilidad que son factores claves en los marcos de trabajo ágiles. Garantizando el dar visibilidad del impacto real en beneficios a la organización y su aportación a la estrategia con los resultados de cada incremento.

Especialista en gestión corporativa de proyectos y PMO. Con amplia experiencia en el desarrollo e implementación de equipos de trabajo multidisciplinarios. siendo responsable de establecer; los procesos, herramientas y marcos metodológicos para la gestión integral de portafolio de iniciativas. Además de experiencia en asesoramiento estratégico a empresas; Retail, TELCO y Financieras para el rediseño de los procesos críticos con el fin de definir planes de mejora alineados a sus objetivos de negocio. Alexander Guerrero Pinedo – PMP Consultor OPM | Organizational Project Management