07 de mayo de 2025
Gestión de Problemas en los Proyectos, requiere de una brújula que guie los esfuerzos para resolver su causa raíz, por Alexander Guerrero P.
Si bien todos los involucrados en la gestión de Proyectos entienden el sentido de urgencia para resolver los problemas que se presentan durante la ejecución de las iniciativas, en la forma de cómo lo abordan se presentan diferencias, lo que conlleva a que no se tenga un modelo unificado y replicable para su gestión. Desaprovechando las lecciones aprendidas en situaciones anteriores.
Lo descrito en el texto anterior evidencia la necesidad unificar los artefactos y procesos utilizados para potenciar su uso y hacer una gestión eficiente de los problemas que surjan en los proyectos.
El planteamiento sugerido se centra en desarrollar un artefacto sencillo de apoyo al equipo de proyecto que les permita realizar el análisis de la causa raíz del problema, de forma estructurada en pro de identificar y dar solución a las principales casuísticas que lo originan.
Cabe señalar, que este tipo de análisis permite mitigar que dichas situaciones se repitan en lo que resta de la ejecución del proyecto. Evitando reprocesos y atrasos respecto a los plazos comprometidos. Ya que el resultado del análisis de la causa raíz, permite definir las acciones correctivas necesarias para subsanar la problemática que se afrontan.
Por otro lado, la recomendación en cuento a la elaboración del artefacto es que el esquema a implementar sea replicable y de entendimiento común por todos los involucrados para favorecer el proceso en general. En tal sentido para lograr dicho objetivo el artefacto que se defina debe contener como mínimo los siguientes los elementos para abordar parar abordar el análisis del problema (Ver imagen N°1).
Imagen N° 1 – Basado en los Informes A3 del Sistema de Producción de la Toyota
Por consiguiente, la estructura del artefacto debe cubrir los elementos señalados en la imagen anterior. Considerando adaptar el formato a las necesidades del negocio en particular. Pero manteniendo como premisa tener toda la información en una sola hoja de forma tal que sirva como herramienta de reporte y seguimiento.
A manera de ejemplo a continuación se plantea una estructura aplicada en el ámbito de la gestión de proyectos para el análisis de dichos problemas.
Imagen N° 2 – Ejemplo Análisis Issue: Deficiencias en la Organización del Proyecto y estructura del artefacto Basada en los Informes A3 – Lean Production
En ejemplo de la imagen N°2 se evidencia como a través de la utilización de dicho artefacto se logra de forma precisa y concisa suministrar el análisis e información relevante a los tomadores de decisión para que, teniendo claridad sobre dichos antecedentes se establezcan las acciones necesarias para superar la problemática atacando las causas de fondo que lo originaron.
A continuación, se presenta otro ejemplo (ver imagen N°3)
Imagen N° 3 – Ejemplo Análisis Issue: Baja Calidad de los Entregables y estructura del artefacto Basada en los Informes A3 – Lean Production
Respecto al ejemplo anterior, el Issue analizando está asociado a la baja calidad de los entregables. Con el análisis ejecutado permitió ahondar y determinar la causa raíz del problema, y con ello se platean las alternativas en pro de dar una solución de la problemática. Además de monitorear los de las acciones definidas.
Cabe señalar, que en la fase de implementación es recomendable que se defina una versión sencilla del artefacto, para favorecer el proceso de sensibilización y adopción por parte de equipos de proyecto. De forma tal una vez haya culminado el periodo. Se vaya fortaleciendo la estructura del artefacto en base a las lecciones aprendidas, contexto y necesidades de control de organización.
Al abordar su implementación con las premisas indicadas en los párrafos anteriores se logrará avanzar forma orgánica su adopción, además de avalar los beneficios que otorga su uso en la gestión de los Issues críticos de los proyectos. En línea con el nivel de madurez que se vaya logrando al interior de la organización.
Por todo lo anterior, la invitación es que se incorporen técnicas y herramientas que ayuden a fortalecer los procesos gestión de proyectos en función de potenciar el logro de los objetivos trazados por la empresa.
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Especialista en gestión corporativa de proyectos y PMO. Con amplia experiencia en el desarrollo e implementación de equipos de trabajo multidisciplinarios. siendo responsable de establecer; los procesos, herramientas y marcos metodológicos para la gestión integral de portafolio de iniciativas. Además de experiencia en asesoramiento estratégico a empresas; Retail, TELCO y Financieras para el rediseño de los procesos críticos con el fin de definir planes de mejora alineados a sus objetivos de negocio. Alexander Guerrero Pinedo – PMP |
