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1. Introducción:

Para un Project o Program Manager, recibir un proyecto nuevo debería ser motivo de entusiasmo. Sin embargo, no es raro encontrarse con un desafío común: el proyecto que acaba de ser "vendido" está subdimensionado en recursos y tiempo, poniendo en riesgo las expectativas tanto del cliente como de la organización. Esta situación, que ocurre con más frecuencia de la deseada, surge cuando los incentivos del equipo de ventas se centran en cerrar contratos sin necesariamente considerar la viabilidad y el éxito futuro del proyecto.

El problema radica en que los vendedores suelen ser recompensados por vender, y mientras más grande el proyecto, mayor es el apetito por la recompensa. Sin embargo, estos incentivos rara vez se alinean con el éxito del proyecto a largo plazo, lo que puede resultar en promesas que el equipo de delivery lucha por cumplir. La desconexión entre los objetivos de ventas y la ejecución pone en entredicho la promesa de valor de la organización y, en muchos casos, termina afectando la satisfacción del cliente y la rentabilidad del proyecto.

El proceso "Sales to Delivery" (S2D) se presenta como una solución a este problema, buscando cerrar la brecha entre lo que se vende y lo que se ejecuta. A través de una alineación estratégica y una transferencia clara y precisa de información, el S2D asegura que los proyectos se entreguen en línea con las expectativas del cliente y los objetivos de la organización. Este enfoque minimiza riesgos, optimiza recursos y maximiza la satisfacción, convirtiéndose en un pilar esencial para el éxito sostenible en un entorno competitivo y dinámico.

2. Propósito y Alcance del Proceso

Este procedimiento forma parte del Ciclo de Vida del Proyecto, específicamente en su etapa más temprana, y busca asegurar una transición fluida desde la venta hasta la planificación y ejecución del proyecto. Es crucial que el S2D sea estandarizado y adaptable, permitiendo que la empresa aprenda y mejore el proceso mediante las lecciones aprendidas de experiencias pasadas. El proceso varía de una industria a otra y de empresa a empresa, pero debe cumplir con ciertos estándares básicos para asegurar su efectividad.

3. Involucrar al Equipo de Delivery Desde el Inicio

Es fundamental involucrar al equipo de delivery lo antes posible en el proceso para evitar que se "vendan" proyectos que no sean realizables desde los puntos de vista económico, técnico o comercial.

Mejor Práctica: Realizar reuniones de pre-venta con la participación del equipo técnico y el área comercial para validar la viabilidad del proyecto antes de comprometerse con el cliente.

4. Elementos Clave en la Transferencia de Información

La información transferida en el proceso S2D debe ser precisa y comprensiva, abarcando todos los aspectos necesarios para la correcta planificación y ejecución del proyecto. Esta información, proveniente del contrato o la propuesta, debe incluir al menos:

• Evaluación Económica del Proyecto:
  • Detalle de recursos considerados.
  • Cronograma de tiempos asociados a cada recurso.
  • Costos estimados.
• Entregables y Criterios de Medición: Establecer entregables específicos y cómo se medirá su éxito.
• Criterios de Éxito: Definiciones claras sobre cómo se medirá el éxito del proyecto.
• Roadmap del Proyecto: Un plan que visualice las etapas clave y los hitos.
• Identificación de Stakeholders: Incluye tanto internos (equipo, gerencia) como externos (clientes, autoridades regulatorias).
• Multas y Penalidades: Criterios y condiciones para multas o penalidades en caso de incumplimiento.
• Presunciones y Riesgos: Identificación de presunciones iniciales y riesgos potenciales.
• Aspectos Legales e Impositivos: Detalles sobre impuestos y permisos necesarios antes o durante la ejecución del proyecto, y quién es responsable de obtenerlos.
• Condiciones de Inicio (Definition of Ready): Requisitos que deben cumplirse antes de comenzar el proyecto.
• Condiciones de Finalización (Definition of Done): Criterios para dar por concluida una actividad o el proyecto en su totalidad.
• Exclusiones: Aspectos que no se incluyen en el alcance del proyecto para evitar confusiones futuras.
• Oportunidades de Expansión: Identificar posibles nuevos negocios derivados del mismo proyecto.
• Alineación Estratégica del Proyecto:
  • Objetivos del Cliente: Confirmar que el proyecto se alinea con los objetivos y expectativas estratégicas del cliente, ya sea interno (dentro de la misma organización) o externo (clientes comerciales).
  • Objetivos de la Organización: Verificar que el proyecto esté en sintonía con los objetivos estratégicos y prioridades de la organización, asegurando que contribuya a la misión y visión de la empresa.
• Gate Review del Proceso S2D: En algunas organizaciones, el proceso "Sales to Delivery" se estructura como un "Gate Review", un punto de control clave que define si el proyecto está en condiciones de avanzar a la siguiente fase. Durante esta revisión, el jefe del equipo de Delivery examina detalladamente toda la información transferida para confirmar que el proyecto esté correctamente dimensionado y en plena concordancia con los objetivos estratégicos de la organización. Para que el proyecto pueda progresar, es fundamental que esta evaluación se apruebe sin observaciones por parte del jefe del equipo de Delivery, garantizando que se cumplen todos los estándares técnicos, económicos y estratégicos necesarios antes de proceder con la ejecución.

5. Templates y Herramientas Recomendadas
   • Plantilla de Handover Document: Un documento estructurado que contiene todos los puntos mencionados arriba, asegurando que la transferencia de información sea clara y completa.
   • Checklist de Transferencia de Proyecto: Para confirmar que todos los elementos críticos se han traspasado correctamente entre el equipo comercial y el equipo de delivery.
   • Acta de Reunión de Kick-off Interna: Documento que formaliza la primera reunión entre el equipo de ventas y el equipo de proyectos, donde se revisa y valida toda la información transferida.
   • CRM Integrado con Herramientas de Gestión de Proyectos: Sistemas que permiten transferir automáticamente información relevante desde la venta hacia las herramientas que usan los Project Managers (ej. Salesforce integrado con Jira o MS Project).
6. Beneficios de Implementar el Proceso Sales to Delivery (S2D)

Implementar un proceso estandarizado de "Sales to Delivery" (S2D) aporta múltiples beneficios a la organización, tanto desde una perspectiva operativa como estratégica:

• Reducción de Riesgos: Al formalizar la transferencia de información y alinear las expectativas entre el equipo de ventas y el equipo de delivery, se reducen los riesgos asociados con malentendidos y errores en la ejecución del proyecto. Esto asegura que lo que se ha vendido es factible técnica y económicamente.
• Aumento de la Eficiencia Operativa: Un proceso S2D claro y documentado minimiza los tiempos de transición, asegurando que los proyectos comiencen más rápidamente con toda la información necesaria para una planificación eficiente.
• Mejora en la Satisfacción del Cliente: Al garantizar que el equipo de delivery tenga acceso a toda la información relevante desde el principio, se mejora la capacidad de cumplir con las expectativas del cliente, lo que resulta en una mayor satisfacción y en relaciones comerciales más sólidas.
• Optimización del Uso de Recursos: Una transferencia precisa de información permite asignar los recursos necesarios de manera adecuada desde el inicio del proyecto, evitando asignaciones incorrectas o excesivas que podrían afectar los márgenes y la eficiencia.
• Facilita la Mejora Continua: Documentar y estandarizar el proceso permite a la organización analizar las lecciones aprendidas y realizar ajustes necesarios. Esto mejora la eficiencia y calidad de los proyectos a largo plazo, adaptando el proceso a las necesidades específicas de la industria y del mercado.
• Transparencia y Responsabilidad: Al involucrar a los stakeholders clave desde las primeras fases del proyecto y asignar responsabilidades claras, se crea un entorno de trabajo colaborativo donde todos entienden sus roles y el impacto de su trabajo en el éxito del proyecto.
• Aumento de la Rentabilidad: Al evitar costos imprevistos y mejorar la eficiencia, el proceso S2D contribuye a mantener y mejorar los márgenes de beneficio de los proyectos, haciendo que las operaciones sean más rentables a largo plazo. 

7. Seguimiento y Ajuste del Proceso S2D

Una vez implementado el proceso S2D, es importante hacer revisiones periódicas y ajustar según las necesidades y experiencias vividas en proyectos previos. Utilizar Evaluación de Lecciones Aprendidas como un documento que evalúa la efectividad del proceso y recomienda ajustes basados en proyectos completados.

8. Conclusión:

La implementación de un proceso "Sales to Delivery" bien estructurado es esencial para cualquier organización que busque cerrar la brecha entre las promesas de ventas y la ejecución efectiva de proyectos. Este proceso no solo permite una transferencia clara y precisa de información, sino que también asegura la alineación del proyecto con los objetivos estratégicos del cliente y de la organización, minimizando las situaciones en las que los incentivos de ventas y la ejecución se desalinean. Al integrar este enfoque estratégico, el S2D contribuye a reducir riesgos operacionales, mejorar la eficiencia y optimizar el uso de recursos. Además, fomenta una colaboración efectiva entre equipos, asegurando que todos trabajen con un propósito común y estratégico. La alineación estratégica combinada con una transferencia de información efectiva resulta en mayores niveles de satisfacción del cliente, mejor rentabilidad y una capacidad reforzada para gestionar proyectos complejos en un entorno en constante cambio.

 

 

 

Alfonso Kaiser

MBA, MSc, Ingeniero Naval

PfMP, PgMP, PMP, PMI-RMP, ISO 21500 Auditor