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El éxito de los proyectos actuales exige una estrecha colaboración entre el Equipo de Compras y la PMO. Esto es vital porque las adquisiciones a menudo se encuentran en la ruta crítica, y cualquier retraso impacta directamente la fecha de finalización. Por ello, la coordinación efectiva es fundamental para maximizar el valor de los proyectos y mitigar los riesgos inherentes a la adquisición de bienes o servicios.

Para lograr este objetivo, es clave implementar procesos estandarizados y consensuados que fomenten el trabajo colaborativo entre ambas unidades. Estos procesos deben garantizar un flujo de trabajo ágil en la ejecución de proyectos, asegurando que las adquisiciones necesarias se realicen en forma y plazo para cumplir los objetivos estratégicos del portafolio de iniciativas.

Esto requiere una base de cooperación sólida donde el modelo definido sea respetado por ambas partes. Es crucial establecer puntos de contacto e instancias de colaboración bien definidas para garantizar que la información esté alineada con la documentación única y plantillas estandarizadas. De esta manera, se logra la trazabilidad y visibilidad efectiva de las adquisiciones a ejecutar durante el año fiscal.

Es igualmente crucial definir con claridad las instancias del flujo de trabajo donde se transfieren las responsabilidades entre la PMO y el equipo de Compras. Esto es vital para evitar la duplicidad de funciones y los conflictos al establecer límites precisos que respeten los roles distintos de cada unidad.

A nivel macro se puede decir que la PMO por su parte se centra en velar por que los equipos de proyecto se adhiera a las plantillas y formatos de documentación que requiere compras. De forma tal que se plasme el alcance aprobado para la iniciativa, mientras que el equipo de compras debe garantizar que se transfieran las especificaciones entregadas por los proyectos en los contratos a gestionar con los proveedores seleccionados.

Como punto de partida para definir los procesos del modelo, se puede aplicar las buenas prácticas descritas en la Guía del PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) del PMI, cuyo foco es asegurar que los bienes y servicios a contratar satisfagan los requisitos de cada iniciativa (Ver Imagen N°1)

Cabe señalar que es vital que la PMO integre al equipo de Compras en las etapas tempranas de la planificación de adquisiciones, para que el Equipo de Compras esté informado de los cronogramas estimados de cada iniciativa y pueda consensuar plazos, y asignar los recursos necesarios de manera oportuna. (ver Imagen N°2 dónde los puntos de intersección claves que deben tener estas unidades en el marco del modelo de gestión de las adquisiciones)

 

Todo lo descrito en la imagen N°2, requiere de una comunicación proactiva desde etapas tempranas para que la PMO y el Equipo de Compras comprendan los objetivos de los proyectos de forma tal que el Equipo de Compras pueda dimensionar el tipo de negociación e identificar las proyecciones de asignaciones adecuadas de recursos para las adquisiciones requeridas en forma y plazos. 

Por lo tanto, la dinámica del modelo debe apuntar a que ambas unidades colaboren estratégicamente para maximizar el valor y reducir los riesgos asociados a los proveedores, facilitando así las mejores condiciones para las adquisiciones. Desde su ámbito, la PMO (a través de los líderes de proyecto) hace seguimiento a la entrega de los compromisos, mientras que el equipo de Compras gestiona los contratos y utiliza la información del desempeño del proveedor como base para futuras negociaciones.

Como complemento eficaz del flujo de trabajo, es altamente recomendable integrar las herramientas tecnológicas de Gestión de Proyectos (PPM) con el sistema de Gestión de Adquisiciones (ERP o Procurement). Esta integración es clave para garantizar la transparencia y trazabilidad de la información relevante de las adquisiciones. Además, se debe mantener un repositorio centralizado de la documentación generada en el proceso, facilitando así los futuros procesos de auditoría y cumplimiento.

Con todo y lo anterior, es fundamental analizar y definir métricas clave que midan tanto la eficiencia del proceso (velocidad) como el valor de los resultados (cumplimiento y ahorro). Para la Eficiencia del Modelo, se deben medir la rapidez con que se gestionan las adquisiciones hasta la firma del contrato, utilizando métricas como el Tiempo de Ciclo de Adquisición (Lead Time), la Tasa de Reprocesos y la Tasa de Cumplimiento de Plazos (SLA). En cuanto a los Resultados y Valor, se debe medir el impacto financiero, utilizando métricas como el porcentaje de variación entre el monto planificado versus el negociado y el porcentaje de compras gestionadas a través de Acuerdos Marco.

Finalmente, la relación entre la PMO y el equipo de Compras debe evolucionar de una mesa de trabajo transaccional a una asociación de partners estratégicos que impulse el éxito del proyecto. Esta transformación requiere un flujo de trabajo colaborativo basado en las buenas prácticas descritas, potenciando su valor como habilitadores claves para el logro de los objetivos de cada iniciativa y, por ende, las metas estratégicas de la organización.

Especialista en PMO y Estrategia Corporativa con experiencia en sectores de alta complejidad (Retail, TELCO, Finanzas). Experto en establecer marcos metodológicos y liderar equipos multidisciplinarios para el rediseño de procesos críticos, asegurando siempre la alineación entre la ejecución de proyectos y los objetivos estratégicos de la compañía. Alexander Guerrero Pinedo – PMP Consultor OPM | Organizational Project Management