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La gestión de beneficios a través de programa tal como se describe en la primera entrega de este artículo, es fundamental para garantizar y avalar la entrega de los resultados a la organización.  Entendiendo que a través del programa se identifican y priorizan los beneficios a generar en el menor tiempo posible.

Dichos beneficios pueden ser tangibles e intangibles, y estar relacionados a aspectos eficiencia operativa, financiera, innovación y/o competitividad, entre otros. Adicionalmente este enfoque permite disminuir riesgos e incertidumbres ya que el modelo se sustenta en herramientas y técnicas que proporcionan un esquema de trabajo sistemático y robusto. 

En tal sentido, esta segunda entrega se enfoca en revisar algunas herramientas y técnicas que han sido probadas en diversas industrias. Las cuales aumentan la probabilidad de éxito en la implementación del modelo y por ende en los resultados que se obtiene del mismo.

Ver Imagen N°1, en que se plantea un kit base de herramientas y técnicas a considerar a manera de referencia.

A continuación, se analizarán las herramientas y técnicas a considerar en las etapas del proceso (definición, construcción y habilitación) que se describió en la primera parte del artículo. Teniendo en consideración que la selección de estas estará condicionada al nivel de madures de los equipos.

La etapa de definición que corresponde a la fase donde se identifican los beneficios esperados de cada proyecto que hace parte del programa, según el caso de negocio que fue aprobado (el cual está alineado con la estrategia de la organización), además de desglosar, priorizar y definir horizontes de entrega de dichos beneficios.

Dado lo anterior es recomendable que en esta etapa se contemple las siguientes macro actividades:

• Identificar y documentar los beneficios: referenciados en el caso de negocio para incorporarlos al registro de beneficios. Entendiendo que los mismo deben ser cuantificables y medibles. Como salida se generará el Listado de beneficios esperados.

Entre las herramientas y técnicas a considerar para abordar dicha actividad estarían las siguientes; Análisis de Beneficios, Mapas de Beneficios, Entrevistas a Stakeholders Claves, Revisión de Evaluaciones, Análisis previos relacionados con el programa, Talleres Colaborativos, Estimaciones (por ejemplo; reducción de costos, aumentos de ingreso, mejoras por eficiencia operacional, entre otros.)

En resumen, las herramientas y técnicas descritas favorecerán el proceso de identificación y la comprensión de los beneficios que esperan obtener con el programa.

• Priorizar el listado de beneficios. Con el registro obtenido de la actividad previa se procede a determinar el orden importancia de tales entregables en función de su aportación y valor a la estrategia. Con el objetivo de focalizar los recursos en iniciativas de alto impacto para la empresa.

Con todo y lo anterior, se sugiere utilizar las siguientes técnicas y herramientas; Análisis de Valor, Análisis de Riesgos, Análisis de Necesidades, Análisis de Factibilidad, Análisis de Adherencia para definir la priorización.

Las herramientas y técnicas descritas pueden combinarse para abordar con éxito esta tarea y con ello fortalecer el modelo a medida que los equipos asimilan e incorporan dichas prácticas a su gestión habitual.

• Desglose de los beneficios. Con el registro de beneficios priorizados se procede a desglosarlos en objetivos cuantificables o medibles. Que faciliten su medición y progreso. Siendo necesario que al describirlos estos sean concisos y específicos respecto a cuál es la entrega y el valor que aporta.

A partir de la definición anterior se sugiere considerar las siguientes herramientas y técnicas; Análisis GAP, Análisis Costo – Beneficio, Evaluación de Impacto, Análisis FODA (Para establecer objetivos que permitan aprovechar las fortalezas y oportunidades, y mitigar las debilidades y amenazas.)

El desglose de los beneficios es relevante ya permitirá a posterior cuantificar ante las instancias de gobierno, el valor que se entrega a la empresa a medida que los componentes del programa se vayan completando.

• Planificación de los beneficios: Una vez se tiene claridad del desglosados los beneficios a entregar y su priorización, se requiere entonces generar un cronograma macro de las entregas. Que permita gestionar el presupuesto para implementación. Asignar recursos, definir responsables y comprometer plazos.

Entre las herramientas y técnicas a considerar estarían las siguientes; diagramas PERT y el Roadmap de Hitos y Portfolio Epic.  De forma tal que se cuente con un artefacto de apoyo que permita hacer el seguimiento y control de lo comprometido.

La segunda etapa corresponde a la construcción. Es decir, donde se ejecutan las acciones necesarias para materializar los beneficios. Siendo necesario implementar con un proceso de seguimiento para dar visibilidad a los avances y/o hacer ajustes sobre la línea base inicial de lo priorizado.

Por consiguiente, se sugiere que se contemplen las siguientes macro actividades;

• Establecer métricas de seguimiento: Para contar con instrumentos que permitan evidenciar los avances en las entregas con métricas cuantificables de los resultados obtenidos.

En tal sentido se requiere de las herramientas y técnicas de apoyo para definir los indicadores del programa, tales como; Análisis de Brechas, Indicadores Clave de Rendimiento (KPI), Análisis de la Línea Base, Obtener el Feedback de los Stakeholders y Encuestas, Hacer revisión periódica del programa, Gestión del Valor Ganado (EVM).

En conclusión, dichas herramientas y técnicas ayudan a monitorear el progreso del programa en relación con las entregas de valor que se vayan liberando a la organización.

• Desarrollar incrementos mínimos de negocio; que permitan hacer entregas tempranas, continuas y de valor aplicando un enfoque ágil. Para ello, se plantea el uso de las siguientes herramientas y técnicas.

Desarrollo de prototipos, Marcos Metodológicos Ágiles, Entregables Incrementales, Involucramiento de los Stakeholders, Adopción de Herramientas de Software Colaborativo.

Dicho set de herramientas y técnicas favorecen las entregas continuas y de valor alienados con lo declarados en el caso de negocio que sustenta el programa.

Puede agregarse que es necesario hacer una revisión periódica de los beneficios planificados para corroborar, si siguen siendo válidos para la organización ante la eventualidad de algún cambio de prioridades.

Dado el ejercicio de revisión anterior si, se requieren hacer algún ajuste, entonces se activa una instancia de gobierno como punto de referencia para acordar los cambios y formalizar la nueva línea base de la planificación de los entregables del programa.

La tercera etapa corresponde a la habilitación. En la que se espera percibir lo que se estimo como beneficio y/o valor a aportar a la organización, y que contempla además el traspaso de los componentes y/o productos habilitados a las áreas responsables en la continuidad del negocio. Buscando salvaguardar la entrega de valor hacia la organización.

Cabe recordar que los beneficios entregados serán medidos con cifras y/o indicadores operaciones que demuestren el cumplimiento de lo que se planteó en el caso de negocio. En los periodos que se hayan definido para dicho fin.

También se generan los activos de conocimientos para que estén disponibles para futuros proyectos en un repositorio corporativo y se instruye a las áreas responsables para que puedan tomar control del componente y brindar así un soporte adecuado.

En general, las herramientas y técnicas para evaluar y ajustar los beneficios en un programa de proyectos deben ir de la mano con una buena gestión del programa, la cual implica establecer objetivos claros, definir indicadores de desempeño y contar con un sistema de seguimiento, y control eficiente.

 

 

Especialista en gestión corporativa de proyectos y PMO. Con amplia experiencia en el desarrollo e implementación de equipos de trabajo multidisciplinarios. siendo responsable de establecer; los procesos, herramientas y marcos metodológicos para la gestión integral de portafolio de iniciativas. Además de experiencia en asesoramiento estratégico a empresas; Retail, TELCO y Financieras para el rediseño de los procesos críticos con el fin de definir planes de mejora alineados a sus objetivos de negocio

Alexander Guerrero Pinedo – PMP

Consultor OPM | Organizational Project Management