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¿Alguna vez has tenido una experiencia en la que todo parecía ir sobre ruedas en un proyecto o programa, pero de repente, todo se derrumbó? ¿Te has preguntado por qué sucedió eso?

Esto es lo que siempre intento traspasarle a mis alumnos del “Master of Engineering Management” (MEM) de la Universidad de los Andes en Santiago de Chile, donde tengo el honor y el privilegio de dar clases de Gestión de Riesgos.

Siempre he sostenido que un proyecto puede estar en línea con todos los requerimientos, contratos, KPI y documentación, pero si no logra cumplir las expectativas de sus interesados, está destinado al fracaso. Esta es la razón por la cual la gestión y nivelación de las expectativas de los interesados se convierte en un componente fundamental para el éxito de cualquier programa o proyecto. ¿Por qué? Bueno, la respuesta está en una palabra: "relaciones".

Imagina un mundo donde todos los involucrados en un proyecto o programa se comunican abierta y efectivamente, comprenden las metas y desafíos mutuos, y trabajan juntos armoniosamente para lograr el éxito. Eso suena como un sueño, ¿verdad? Pero, de hecho, es más alcanzable de lo que podrías pensar.

La gestión de interesados es mucho más que simplemente marcar una casilla en una lista de tareas pendientes. Es un proceso que implica comprender las necesidades, deseos y expectativas de todas las partes interesadas en tu proyecto, desde los patrocinadores y los miembros del equipo hasta los usuarios finales. Cuando todos están alineados y sus expectativas son niveladas, se crea un terreno fértil para la colaboración y el éxito.

Entonces, ¿cómo lo logramos? Permíteme ofrecerte algunas estrategias para hacerlo:

1. Comunicación Transparente: La comunicación es la clave. Mantén canales abiertos y claros de comunicación con tus interesados. Escucha sus preocupaciones, preguntas y sugerencias. Una comunicación transparente crea confianza y reduce la incertidumbre.
2. Construye Relaciones Sólidas: Las relaciones son el pegamento que mantiene unido un proyecto. Dedica tiempo a conocer a tus interesados en un nivel personal. Comprende sus necesidades y expectativas individuales, y busca formas de satisfacerlas.
3. Expectativas Realistas: A menudo, los interesados pueden tener expectativas poco realistas. Es crucial educarlos sobre lo que es factible y lo que no lo es. Establece expectativas realistas desde el principio y trabaja juntos para alcanzarlas.
4. Establece una hoja de ruta clara y realista desde el principio: Al inicio de tu proyecto, trabaja con tus interesados para establecer una hoja de ruta clara y realista. Define los objetivos, los plazos y las expectativas de manera detallada. Al hacerlo, estarás un paso más cerca de garantizar una ejecución rápida y exitosa. Además, mantén un flujo de comunicación constante con tus interesados para garantizar que el proyecto se mantenga en curso y se realice sin problemas.
5. Mide y Evalúa Constantemente: Utiliza indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el progreso y garantizar que todos estén en la misma página. Asegúrate de revisar y ajustar las expectativas según sea necesario a lo largo del proyecto.
6. Celebra los Éxitos Juntos: Cuando alcanzas hitos importantes, celebra con tus interesados. Reconoce sus contribuciones y agradece por su apoyo. Esto fortalecerá la colaboración y la moral del equipo.

Entonces, aquí estamos, en el fascinante mundo de la gestión de interesados, donde las relaciones florecen, las expectativas se alinean y los proyectos prosperan. Recuerda que el éxito de un proyecto no solo se mide por los números, sino por las sonrisas en los rostros de aquellos cuyas expectativas se han cumplido.

La próxima vez que te enfrentes a un proyecto, recuerda que la gestión de interesados es el ingrediente secreto para el éxito. Nivelar las expectativas puede ser la diferencia entre un proyecto que se hunde y uno que vuela alto. ¡Así que, abracemos esta emocionante aventura de la gestión de interesados y hagamos que nuestros proyectos brillen!

En resumen, en el mundo de la gestión de proyectos, la gestión de interesados es la pieza que une todo y, con un toque de comunicación efectiva y un enfoque en la construcción de relaciones sólidas, el éxito está a nuestro alcance. ¡Hagamos que suceda!

 

Alfonso Kaiser

MBA, MSc, Ingeniero Naval

PfMP, PgMP, PMP, PMI-RMP, ISO 21500 Auditor