Noticias

En la actualidad la administración de los proyectos demanda una gestión eficiente y transparente para dar cuenta de la ejecución de las iniciativas. En tal sentido los dashboards e irradiadores de información permiten comunicar una visión panorámica de la sanidad de los proyectos. Sin embargo, cabe mencionar que cada uno de estos tienen aplicaciones y características particulares.

En el caso de los dashboards son una interfaz gráfica en la que se consolida y organiza datos claves que permiten informar sobre el progreso de uno o varios proyectos. De manera sencilla y resumida a los interesados.

Entre sus características se pueden resaltar las siguientes;

• Permite centralizar la información, facilitando la comunicación a los miembros del equipo y otros interesados.
• Facilita el monitoreo del progreso y cumplimiento de los planes, las asignaciones de recursos, así como también la gestión en la ejecución del presupuesto (facilitando la identificación y mitigación de riesgos).
• Otorga visibilidad a los indicadores claves de desempeño (KPIs) que tenga implementados la PMO.
• Brinda apoyo a la toma de decisiones, ya que con los dashboard se logra detectar de forma temprana las desviaciones respecto a los objetivos trazados
• Facilita la supervisión de proyectos complejos.
• Flexibilidad para adaptarse a las necesidades de la organización y/o enfoque del proyecto (tradicional, híbrido o agile).

Las aplicaciones de los dashboards van desde; la entrega de información de la sanidad de uno o varios proyectos, la gestión de procesos Phase-Gate, el monitoreo de carteras de proyectos completos entre otros usos.

A manera de recomendación se sugiere seguir los pasos descritos en la imagen N°1 para crear los dashboards.

Cabe señalar que los dashboards son una herramienta de gran utilidad en la gestión de los proyectos al dar visibilidad de datos claves para la toma de decisiones, además de fomentar la colaboración y trasparencia en torno al progreso de las iniciativas.

Por lado, en lo que respecta a los irradiadores de comunicación corresponde a una herramienta gráfica a través de la cual se logra dar acceso, de manera visual y constate de la información crítica de los proyectos al equipo involucrado y otros interesados. Bajo un enfoque colaborativo que fomenta la transparencia especialmente en marcos de trabajo ágiles. Las principales características de esta herramienta son las siguientes:

• Proporciona visibilidad y transparencia. Ya que, a través de estos, se da acceso inmediato a la información relacionada con el progreso de las tareas, los impedimentos, las métricas de desempeño y la gestión riesgos.
• Promueve las prácticas colaborativas que facilitan la toma de decisiones conjuntas, ya que todo el equipo tiene acceso a misma información.
• Fortalece la capacidad de autogestión, tanto a nivel de grupo como individual. Puesto que los avances y los obstáculos están visibles en todo momento y por tanto son de conocimiento de todos los involucrados e interesados en el proyecto.
• Facilita la comunicación dado que el formato de los irradiadores de información reduce la frecuencia de las reuniones y la preparación de informes puesto los datos asociados a la ejecución están disponibles en todo momento.
• Posibilita la detección temprana de los riesgos y problemas, ya que los irradiadores de información permite mostrar alertas visuales, que ayuda a los equipos para definir las estrategias y sus accionables para afrontarlos.

Las aplicaciones de los irradiadores de información son representativas en marcos de trabajo ágiles. En la que se implementan ya sea los irradiadores digitales y/o físicos que se traducen en tableros de control y/o gráficos que permitan dar visibilidad del progreso del proyecto tales como, tableros Scrum, tableros Kanban, gráficos Burndown, etc.

En tal sentido herramientas como Jira, Trello, Asana, entre otras son soluciones que brindan opciones para la creación de dichos tableros.

A manera de recomendación se sugiere seguir los pasos descritos en la imagen N°2 para idear y crear los irradiadores de información;

Debe tenerse presente que la creación de un irradiador de información implica no solo mostrar datos: también requiere claridad en cuanto al propósito que cumplirá y la asignación de roles y responsabilidades que garanticen su actualización constante.

Puede agregarse que los irradiadores de información facilitan la transformación de los datos, lo que agiliza la comunicación entre los involucrados. Al fomentar entornos colaborativos en los que el conocimiento respecto al avance del proyecto es accesible para todos.  Facilitando con ello la toma de decisiones tempranas para afrontar los riesgos e Issues.

En resumen, tanto los dashboards como los irradiadores de información son aliados claves para lograr transformar datos en información crítica para la gestión eficiente de los proyectos en entornos complejos y cambiantes. La invitación por tanto es evaluar e implementar su uso acorde a las necesidades de la organización.

 

Especialista en gestión corporativa de proyectos y PMO. Con amplia experiencia en el desarrollo e implementación de equipos de trabajo multidisciplinarios. siendo responsable de establecer; los procesos, herramientas y marcos metodológicos para la gestión integral de portafolio de iniciativas. Además de experiencia en asesoramiento estratégico a empresas; Retail, TELCO y Financieras para el rediseño de los procesos críticos con el fin de definir planes de mejora alineados a sus objetivos de negocio. Alexander Guerrero Pinedo – PMP Consultor OPM | Organizational Project Management