Reduciendo la brecha entre la estrategia y su ejecución


Image courtesy of jscreationzs at FreeDigitalPhotos.net

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Es seguro que muchos de nosotros se han preguntado más de una vez las siguientes preguntas: a) ¿qué tan efectiva es mi estrategia de tecnología? b) ¿Realmente estoy logrando los objetivos propuestos?

De acuerdo a la Revista Fortune: “Menos del 10% de las estrategias de TI bien formuladas son efectivamente ejecutadas”. Lo que nos deja ver claramente que crear una estrategia de TI es un paso vital que nos ayuda a definir nuestro norte, pero llevarla a cabo es una tarea aún más retadora.

Entonces, si ya tenemos el 90% del recorrido alcanzado, ¿por qué no nos enfocamos más en la elaboración de los planes de ejecución? La respuesta pudiera ser simple pero no lo es. Una de las razones, es la dificultad que existe en crear un puente entre la estrategia y los planes operativos ligados con las tareas del día a día que mantienen a la operación funcionando óptimamente.

Esto nos lleva a plantearnos el siguiente cuestionamiento: ¿cómo podemos crear un puente entre la estrategia y la ejecución?  Por lo expresado anteriormente, sabemos lo difícil que es la ejecución, pero para ayudarnos debemos crear un plan de operaciones (“IT Roadmap” como su nombre en inglés) que relacione el estado futuro (“To-be State” como su nombre en inglés) con las iniciativas y/o proyectos y sus respectivas medidas de desempeño (ver siguiente diagrama).

Una vez hayamos creado el IT Roadmap, debemos ejecutarlo eficientemente.  Para esto, debemos tener los procesos de Administración de Portafolios y Proyectos implementados. Pero dichos procesos no deben ser burocráticos que se ahoguen en el exceso de documentos, sino más bien visionarios que se enfoquen en la ejecución y en la eliminación de las barreras que estén impidiendo una implementación exitosa de las iniciativas y proyectos asociados a la estrategia.  Esto significa que los gerentes de proyectos de hoy en día deben de evolucionar de un hacedor de tareas (Doers como su nombre en inglés) a agentes de cambio estratégicos donde integrarán la estrategia con el plan de operación con el plan de proyecto y finalmente con la ejecución y monitoreo.  Todo esto bajo una gran oficina de proyecto como lo muestra el siguiente gráfico (PMO como sus siglas en inglés).

En resumen, un proceso de planificación estratégica bien implementado proporciona la visión, la dirección y los objetivos de la organización, pero la planificación operacional (IT Roadmap) traduce esa estrategia en una serie de programas y proyectos para el negocio que finalmente producirán los resultados definidos por la estrategia. En otras palabras, la planificación operativa es la conversión de objetivos estratégicos en ejecución. Todo este marco de referencia debe ser un proceso cíclico y continuo por lo que debemos tener algún proceso formal de revisión (al menos una vez al año) para asegurarnos que estamos en el camino correcto o sino para hacer los ajustes y mejoras necesarias para alcanzar los objetivos estratégicos a corto y largo plazo.

Ruben Rosa

Director Business IT Strategy

EIS EIS Strategy, Architecture, Resourcing & Capability (SARC)

CBS IT Services