Principales hallazgos del Estudio: Maximizando los Beneficios de Tecnologías Disruptivas en Proyectos. Pulse of the profession 2018. (Segunda parte)


Antecedentes:

En Febrero del 2018 PMI realiza una investigación a cerca de 1.730 PMPs a nivel mundial. Se entrevistaron en profundidad además a 7 Directores PMO de compañas multinacionales.

Objetivo: Compartir su experiencia con el impacto de tecnologías disruptivas en proyectos, y las actividades de gestión dentro de sus organizaciones.

En la primera parte de este artículo les presenté los principales puntos del reporte Pulse de PMI, ahí se señalan que las tecnologías más votadas como disruptivas por los encuestados fueron: Soluciones Cloud, Internet Of Things(IoT) e Inteligencia Artificial, en éste orden.

Un resultado llamativo del estudio es que una de cada 10 organizaciones alcanza todas sus metas estratégicas, esto dentro del selecto grupo de empresas innovadoras, en la cual destacan tres rasgos:

Figura 1.Comparativa organizaciones más innovadoras y menos innovadoras.

Otro punto importante es que la innovación no pasa tan sólo por plasmarla en los productos y servicios que ofrece una compañía, sino que además adoptarla a través de estas nuevas tecnologías en sus procesos operacionales y productivos. En este último sentido se mencionan los siguientes puntos como sus objetivos:

  • Eficiencia y automatización.
  • Aumento en su productividad.
  • Fomentar el desarrollo de productos y servicios de mejor calidad.
  • Automatización de tareas y procesos.
  • Desarrollo de funciones más estratégicas.
  • Construir vínculos más fuertes entre su equipo.
  • Foco en el feedback del cliente.

El objetivo final es el uso de nuevas tecnologías que agreguen valor a las tareas cotidianas de las organizaciones.

El estudio identifica además, que las organizaciones trabajan en nuevas formas de implementar sus proyectos, esta habilidad de pensar y actuar diferente es hacia donde está apuntando el foco de los innovadores.

Como los cambios disruptivos provocan un impacto en los mercados, las organizaciones se aferran a la entrega de valor en su afán diario. Estos cambios implican todos los enfoques posible en la implementación de proyectos: predictivos, iterativos, incremental, ágil e hibrido, se detectó en este sentido que las compañías innovadoras  requieren mayor expertise  en enfoques tales como ágil o híbridos, esta expertise se refleja en un 83% de los encuestados.

Potenciar el Project Managment para innovar.

Con el avance de las nuevas tecnologías el rol de un jefe de proyecto se va expandiendo según el estudio al de un consejero estratégico, innovador, comunicador, gran pensador, buen administrador y versátil,  muy valorado en el uso de estas nuevas tecnologías.

El siguiente gráfico describe los tres rasgos más valorados (figura 2).

Para las organizaciones más innovadoras sus jefes de proyectos deben impulsar el cambio y la innovación, por consiguiente; las organizaciones enfatizan la gestión de proyectos enfocada en mejoras de rendimiento y los jefes de proyectos son vistos como líderes dentro de la organización.

“La práctica de la gestión de proyectos aporta rigurosidad, disciplina de metodologías estandarizadas, y entrega un lenguaje común en ambientes complejos.”

El estudio afirma además que un 73% de las organizaciones encuestadas posee un alto nivel de agilidad comparada con un 4% de las organizaciones con menos puntuación el estudio. Además esta agilidad es requerida para poder afrontar la competencia en mercados donde la innovación se produce rápidamente, permitiéndoles anticipar  y aprovechar los cambios que se les presentan de mejor manera.

Este punto viene a confirmar lo mediático que se ha transformado la agilidad este último tiempo y la importancia de éstas en las organizaciones más competitivas.

Nuevas Prácticas. Equipos Virtuales.

Una tendencia que puede no ser nueva pero que se vio reflejada en el estudio, es el uso de equipos virtuales en los proyectos, un 46% de los proyectos incluyeron estos equipos, destacando las siguientes características:

  • Son menos jerárquicos y la responsabilidad de liderazgo es compartida.
  • Requieren normas más estrictas y un mayor uso de habilidades de observación en comparación con un equipo in-situ.
  • Las habilidades de comunicación y colaboración del equipo son esenciales dada la distancia, idioma y diferencias culturales.

El uso de equipos virtuales es muy común en las fábricas de software o servicios de contact center. La multinacional Ericsson de telecomunicaciones y redes describe ciertas claves para obtener equipos virtuales eficaces y que me parecieron muy interesantes destacar:

¿POR QUÉ? – Comprometerse claramente a un objetivo común.

  • Crear un acta del equipo virtual.
  • En esta se incluyen: valores y propósito a seguir, relaciones y comunicación, flexibilidad, reconocimientos y premios, productividad óptima, entre otros. Esto debe ser conocido por todo el equipo.
  • Acordar estrategias claras.

¿QUIÉN? – Definir claramente los roles del equipo.

  • Describir como cada miembro contribuye al éxito del equipo.
  • Se acuerda que las diferencias individuales serán tratadas con valores y respeto.
  • Uso de métodos efectivos para encontrar acuerdos y manejo de conflictos.
  • Fomentar el feedback honesto y abierto, para ayudar al equipo en sus puntos fuertes y sus debilidades.

¿CÓMO? – Definir con claridad las formas de trabajar.

  • Mezclas de formatos y enfoques, reuniones formales y otras informales.
  • Uso de herramientas para una participación activa en las jornadas laborales.
  • Fomentar la autoevaluación del equipo.
  • Control y manejo de tecnología, uso regular de videoconferencia.
  • Medir la efectividad no solo del resultado final sino también el involucramiento del equipo.
  • Revisión de entregas, hitos, y dependencias.

¿QUÉ? – Definir claramente el trabajo a realizar.

  • Crear un plan que incluye resultados clave, hitos y dependencias críticas.
  • Identificar retos.
  • Inspirar al equipo a estar involucrado.
  • Crear confianza mediante el modelo ABCD: capaz(Able), creíble(Beliavable), conectado(Connected), confiable(Dependable).

 Cuidarse en pro de ser productivos.

  • Descansar, hacer ejercicio, alimentarse, mantener los compromisos sociales.
  • Asegurarse de mantener el equipamiento adecuado: ergonomía.

Nuevas Prácticas. Diseño de espacios de trabajo para incrementar la colaboración.

La encuesta detectó además que la creación de espacios de trabajo colaborativos es una  de las tendencias del futuro, ya en un estudio del 2015 realizada por Google un 73% de los líderes de empresas norteamericanas creen que la organizaciones tendrán más éxito cuando los empleados son capaces de trabajar en forma más flexible y colaborativa.

Se recomiendan los siguientes puntos para tener más éxito en una organización que desea mejorar el trabajo colaborativo e inspirar a la creatividad:

  • Recopilar datos de los usuarios: hacer estudios a los empleados para evaluar sus interacciones con el espacio de trabajo, los tiempos que los equipos trabajan colaborativamente y que les facilita esto.
  • Evaluar los beneficios: los espacios de trabajo abiertos ofrecen la oportunidad de hacer que la comunicación sea abierta y fluida.
  • Considerar los riesgos: evaluar los niveles de ruido, las distracciones, la mala iluminación y el espacio para cada persona. Importante estos puntos para el diseño del espacio de trabajo.
  • Establecer change managment: implementar fuertemente estrategias de gestión del cambio, dirigir el compromiso de los empleados y fomentar los esfuerzos de comunicación para potenciar el trabajo en espacios abiertos.

Conclusiones.

Es claro que los mercados cada vez son más competitivos para las organizaciones, en donde es muy difícil mantenerse y ser rentables, en tales situaciones los impactos disruptivos y la innovación pasan a ser el medio por el cual las organizaciones más innovadoras implementan sus estrategias de mercado. Por supuesto, primero partiendo desde sus bases, mejorando internamente e innovando en sus procesos, en la forma en cómo hacen las cosas.

Destacan la lista de tecnologías disruptivas donde: Soluciones Cloud, Internet Of Things(IoT) e Inteligencia Artificial llevan la delantera y donde el rol del jefe de proyecto es llamado a extender al de un asesor estratégico, que impulsa la innovación, y fomenta sus habilidades blandas en sus equipos.

Esta es una gran oportunidad de adquirir nuevas habilidades y conocimientos, para quienes gestionamos proyectos.

Y en el contexto de nuevas prácticas, el estudio enfatiza el uso de equipos virtuales y el diseño de espacios de trabajo colaborativos.

Ambas prácticas coinciden además con el alto porcentaje de uso agilidad en las organizaciones encuestadas, 73%, lo que les permite responder rápidamente a la competencia con productos y servicios terminados en poco tiempo, ante mercados muy dinámicos.

Carlos Alvarez G.

Pulse of the Profession, el logo del PMI, y los logos de PMP son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Cada una de las siglas, acrónimos son marcas registradas de las instituciones/organizaciones mencionadas en el artículo.