PMO – SOX, la mejor aliada para articular el cambio


La Ley Sarbanes-Oxley (SOX), sanciona los requerimientos a los cuales deben adherirse las compañías que cotizan en la bolsa de valores de Nueva York, con el objeto de garantizar la veracidad y transparencia de los controles internos que garantizan la trazabilidad en el origen de la información financiera.

Cuando las empresas asumen el desafío de alinear sus procesos a las exigencias de la normativa SOX, en el diagnóstico inicial es frecuente identificar la necesidad de abordar iniciativas apuntan a mejorar y/o implementar acciones en los siguientes frentes:

Dichas iniciativas usualmente son priorizadas, segmentándolas en fases o etapas en función de su criticidad y la disponibilidad de los recursos necesarios para su ejecución.

Surge la necesidad abordar este proceso bajo el enfoque de un programa integrado al portafolio de la organización, y con una oficina de proyectos como aliada para darle una adecuada estructura y visibilidad, de forma tal que la PMO actué como ente integrador de la trasformación en la organización, que desde ahora denominare “Programa SOX”

El enfoque a desarrollar se centra en diseñar una PMO- SOX  de tipo estratégica, con recursos extendidos de tipo táctico y operativo, para dar soporte directo a las unidades del negocio involucradas pero siendo independientes a nivel funcional.

De tal manera que el foco de acción del equipo de la PMO- SOX sería el siguiente:

  • Los recursos de tipo operativo deben focalizarse en la coordinación de las tareas de los proyectos, y el desempeño de equipo del proyecto según los plazos comprometidos.
  • Los recursos de tipo táctico apoyan a los líderes de iniciativas con metodologías, herramientas, y en la evaluación de puntos de mejoras.
  • Los recursos PMO estratégicos serán responsables de velar por la alineación del Programa SOX con el Business Case.

Las interacciones de los recursos de la PMO-SOX, y el esquema de gobernabilidad del programa SOX que planteó se muestran a continuación:

Adicionalmente la PMO-SOX  debe proveer servicios de asesoramiento técnico a través de SMEs (Subject Matter Expert) para construir los artefactos y plantillas, que se alienen e integren a la naturaleza del negocio y con los requerimientos que exige la Ley Sarbanes-Oxley.

Igualmente importante es el servicio de la PMO-SOX en la transición de las capacidades generadas por el programa SOX hacia la operación, haciendo auditorias de validación para corroborar la adherencia de los cambios incorporados en las actividades habituales de la operación de la empresa.

Desde mi perspectiva este viaje de transformación de las compañías de la mano de la PMO-SOX, permite avanzar de forma correcta y consistente en la alineación de la organización a las exigencias de la Ley Sarbanes-Oxley, mitigando de forma proactiva las desviaciones en torno al logro de los objetivos propuestos.

Mi invitación es ver a la PMO como gran aliado. Solo ubíquenla en el corazón de sus negocios y paulatinamente se evidenciaran los beneficios que le puede otorgar en la ejecución de las estrategias de trasformación de mucho impacto en las organizaciones como es el caso de SOX.

 

Alexander Guerrero Pinedo – PMP
Consultor OPM | Organizational Project Management

Especialista en servicios de consultoría de gestión corporativa de proyectos. Con amplia experiencia en el desarrollo e implementación de equipos de trabajo multidisciplinarios y la definición de procesos que garanticen una gestión integral y sistemática de proyectos, programas y portafolios alineada con el modelo de gestión de la organización. Experiencia en asesoramiento estratégico a empresas RETAIL, TELCO y Financieras en el rediseño de los procesos críticos con el objeto de definir planes de mejora alineados con los objetivos del negocio.