La Formulación y Preparación de los Proyectos – Aciertos y Errores en su Abordaje


La fase de formulación y preparación de los proyectos determina en gran medida la probabilidad de éxito o fracaso de las iniciativas.

Si bien es cada vez más frecuente que en las organizaciones se implementen esquemas y metodologías de trabajo que apunten a desarrollar la fase de formulación y preparación de los proyectos.  En la práctica, la problemática radica en quienes lo ejecutan, ya que pasan por alto aspectos críticos de esta fase y/o en el modelo definido para abordar el tema.

Como consecuencia se genera un perfil de proyecto con información sesgada en base a presunciones, lo que aumenta el nivel de incertidumbre y con ello disminuyen las probabilidades de éxito del proyecto.

Paradójicamente lo señalado en el párrafo anterior va en contraposición del objetivo de la fase de formulación y preparación de los proyectos, en la que se pretende generar datos concisos y contrastados para, en base a dichos datos, informar de manera adecuada lo que se busca lograr con la iniciativa, y sus beneficios en el mediano y largo plazo.

La pregunta sería ¿por qué se falla en la definición del perfil del proyecto? Los elementos a tener en cuenta para dar respuesta a tal interrogante deben enfocarse en aspectos tales como: la forma en cómo se ejecuta el proceso, si los actores cuentan con las herramientas adecuadas, si el flujo de acciones definido es óptimo o no, las particularidades propias de cada organización, y su nivel de madurez en gestión corporativa de proyecto. Todo lo indicado impacta en gran medida los resultados del proceso.

Dado lo anterior es necesario determinar un modelo TO BE del proceso para subsanar las brechas que impiden que el flujo se realice de mejor forma en el contexto de la realidad de cada empresa.

El primer acierto es aceptar las deficiencias, para que, siendo conscientes del problema, se trabaje de manera integral en la solución. Por tanto, es necesario que la alta dirección, brinde total respaldo a su unidad corporativa PMO, para que se instauren los habilitadores organizaciones que soportan la fase de formulación y preparación de proyectos por parte de las unidades funcionales.

Otro aspecto de gran importancia para la fase, está asociado a tener claridad en etapas tempranas de las siguientes interrogantes ¿qué se busca con las iniciativas y cuáles son los resultados que serán considerados como aceptables? El error habitual es que se avanza en la fase sin contar con una declaración por parte de los stakeholders requeridos para sancionar dichos temas.

Por tanto, el segundo acierto es que a la PMO se le empodere y se le otorgue la potestad de solicitar a los stakeholders que sean considerados como interlocutores válidos, emitir las declaraciones que den respuesta a las interrogantes señalados anteriormente para que todos los involucrados tengan claridad respecto a lo que se busca con la iniciativa y cómo se evaluarán posteriormente los resultados para que sea considerados como aceptados.

Tal declaración es el input por excelencia para generar los objetivos a formalizar para el proyecto en la siguiente fase.

Otra de los aspectos a considerar en la fase de formulación y preparación, corresponde a conocer las restricciones impuestas por la alta dirección para abordar la iniciativa.  Dichas restricciones establecerán la pauta sobre la cual se definirá la estrategia a desarrollar, para poder ejecutar el proyecto en función de lograr los plazos de entrega comprometidos, así como también validar el momento oportuno para dar inicio al proyecto.

El error más frecuente es que si bien, la alta dirección tiene claridad de las restricciones no se trasmite de forma adecuada a los equipos ejecutores de las iniciativas.

El tercer acierto, por tanto, estaría enfocado a revisar los esquemas de comunicación en cascada para detectar deficiencias y ajustar en función para lograr una comunicación óptima y eficiente dentro del gobierno corporativo de las iniciativas de proyecto.

Por último, las estimaciones de recursos, considerando las capacidades de ejecución y gestión para abordar las múltiples iniciativas en paralelos. Es vital que tengamos presente que nuestros equipos de colaboradores son finitos, por tanto, los proyectos dentro de la organización deben competir por asignación de recursos especialistas.

Dado lo anterior, se hace necesario validar que, en el ejercicio de las estimaciones de los recursos financieros a iniciativas, se soporte con datos sólidos respecto a la asignación viable de los recursos especialistas a futuro, evitando posibles sobre costos por no poder contar con su disponibilidad en los plazos comprometidos, una vez el proyecto se encuentre en fase de ejecución.

¿Por qué se falla en este análisis? El error habitual es abordar las estimaciones sin considerar las limitantes a nivel de especialistas ya sea como parte del equipo base del proyecto y/o asignaciones de áreas de apoyo.

Por tanto, el cuarto acierto en el proceso de formulación y preparación de proyectos, sería lograr que el área responsable de la gestión de la demanda de recursos de apoyo, entregue a la PMO corporativa un artefacto con la información consolidada de las proyecciones de asignación de los recursos especialistas para que sea tomado como base en el proceso.

Todo lo descrito hasta este punto constituyen los elementos claves a considerar para una ejecutar el proceso de formulación y preparación de proyectos (ver imagen uno)

Imagen No 1 – Elementos Claves del Proceso

 

Finalmente e igualmente importante, el que se desarrollen los procesos conectores de transición hacia las subsiguientes fases del proyecto una vez sea aprobada su ejecución. Para lo cual la PMO corporativa debe dar los lineamientos metodológicos respecto a los entregables que han de ser mandatorios como input para la siguiente fase del proyecto.

La premisa a tener en cuenta es que el éxito en la implementación de los proyectos es responsabilidad de todos los que participan en ello, por tanto, el cambio de paradigma parte de la base que todos los involucrados son actores relevantes para el logro de los objetivos trazados.