Herramienta de Juego Serio: ¿Cuántos reportes? o árbol de los deseos de información


La comunicación en un proyecto (vista tradicional) o en un release (vista agilista) es crucial, porque no es sólo entregar información es poder determinar qué información agrega valor al trabajo que se va a iniciar.

En los proyectos con un marco de trabajo tradicional o cascada, un tema muy común es que transcurrido un tiempo y a pesar de contar con un plan de comunicaciones, surgen nuevas solicitudes de reportería e información.

En proyecto tradicionales y ágiles utilizo una herramienta que la llamo el “árbol de los deseos de información”.  Con esta herramienta puedes setear e identificar las necesidades de información. Pero sobre todo, valorar la información con la pregunta clave “qué se hace con la información y si genera acción”.  Esta herramienta es muy sencilla pero muy efectiva para:

  • Determinar stakeholder y qué información requiere
  • Identificar entregable de información , frecuencia y valor
  • Determinar esfuerzo y fuente de información


 Pasos y tiempo (45 minutos):

  1. Lleva impreso en un tamaño mural el árbol.
  2. Solicita que cada stakeholder llene cada sección del árbol como aparece en la figura.
  3. Luego se realiza un análisis cruzado con todos ponderando la información y verificando cuáles son coincidente en información y entregable.
  4. Es importante identificar y generar consciencia si con esa información se genera acción. En la actividad doy énfasis que sólo “saber” y no generar acción es sólo un dato.
  5. Lo relevante es determinar las acciones de valor asociadas a la información entregada que justifique el esfuerzo de desarrollar el entregable. Todo aquello que no genere acción se descarta.

Al terminar se define entonces los entregables acordados de información y sobre todo el responsable que debe determinar si cuenta o no con la fuente de información. Ya que entonces debe dimensionar el  esfuerzo en obtener la data, procesarla y “alimentar” el entregable con los datos.

La inversión del tiempo de comunicación no es menor, por eso se debe focalizar en ser efectiva y “costos” (esfuerzos) razonables. Comunicar proviene del  Latín communicare, que significa “compartir algo”; comparte e informa todo aquello que pueda generar acción positiva al proyecto y al negocio

No dude canalizar sus dudas o preguntas al pmi@pmi.cl

Alejandro Bedini G.:

Certificado en PMP®, PMI-ACP®, Certified ScrumMaster®, Certified Scrum Product Owner®,Certified Scrum Professional®, ISTQB Foundation Level, y Test Manager Level.

Ha ocupado cargos como líder de proyectos y portafolio, jefe unidad, jefe departamento y subgerente impulsando mejoras de procesos, implementando herramientas para automatización, enmascaramiento de datos, creando áreas, impulsando el cambio, mejoras procesos entre otros. En industrias de telecomunicaciones, banca, financiera y gobierno.

Ha implementado en empresas pequeñas y grandes el modelo de madurez CMMI®, PMO, y mejoras de proceso. Como así implantando en forma temprana metodologías ágiles en diversas compañías en Chile y el exterior.