Gestión Documental – Creando Huellas con Registros de Calidad en los Proyectos


Una de las tareas asignadas a la PMO corresponde a la generación de los registros y evidencias relevantes asociada a la gestión de la cartera de proyectos que tiene bajo su control. Lo anterior cobra especial relevancia si entendemos que es a través de los proyectos que las organizaciones materializan sus estrategias.

Por tanto, es necesario evaluar cómo se están generando dichos registros que son, en esencia, la mejor fuente de información para que la Alta Dirección y Gerencias funcionales puedan consultar en cualquier momento en qué punto de avance se encuentra el logro de los objetivos y capacidades desarrolladas para la organización a través de los proyectos.

Desde mi perspectiva lo señalado puede ser desarrollado por la PMO y/o unidad responsable de los proyectos, teniendo como referencia las buenas prácticas que establece la norma ISO 9001:2008 en su apartado de documentación de un sistema de calidad en la que se definen los criterios para tener en cuenta al generar dichos registros.

Basado en ese marco de referencia y adaptándose a las necesidades propias del ámbito de la gestión de proyecto se podría precisar un enfoque de abordaje estructurado, y de gran utilidad para la organización. (Ver Imagen 1)

Imagen 1 – Esquema de Abordaje a manera de ejemplo

Como se puede visualizar en el esquema anterior, el punto de partida para crear los registros de calidad en los proyectos establece la necesidad de responder una serie de interrogantes que plantea la normativa para poder obtener el diagnóstico de la situación actual (Ver Imagen 2)

Imagen 2 – Interrogantes para Obtener el Diagnóstico

Habiendo dado respuesta a los ítems de la imagen 2, surge entonces la necesidad de identificar las brechas respecto al modelo deseado y que será necesario cubrir plateándose algunas interrogantes adicionales como los siguientes:

  • ¿Qué tipo de información se pretende generar para análisis específicos?
  • ¿Qué data hace falta para poder procesar dichos análisis?
  • ¿Qué se requiere para poder obtener dicha data?

Una vez PMO y/o unidad responsable de los proyectos tenga claridad respecto a los interrogantes anteriores, se debe articular un método que permita generar registros de calidad en los proyectos con las adecuadas bitácoras para su correcta administración. La premisa por seguir es que “los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables” (Ítem 4.2.4 Control de los registros de la ISO).

Lo señalado en el último párrafo define las características que exige ISO 9001:2008 para los registros de calidad, y a las cuales debemos alinear las evidencias que se deseen generar para los proyectos. La descripción estas características según la norma se detallan a continuación. (Ver Tabla 1)

Tabla 1 – Características de los Registros de Calidad Según ISO 9001: 2008

Finalmente, y como parte de las buenas prácticas que impulsa la normativa, es necesario que se defina un procedimiento documentado en el cual se debe establecer los siguientes puntos de control (Ver Imagen 3)

Imagen 3 – Puntos de Control del Procedimiento Según ISO 9001: 2008

Con lo desarrollado hasta este momento nos permite evidenciar cómo a partir de modelos probados podemos otorgar a la PMO y/o unidad responsable de los proyectos, una herramienta adecuada para la gestión documental que permite responder de forma adecuada a las auditorías a posterior y/o revisiones fiscales, las cuales son necesarias dado los presupuestos que se ejecutan en el ámbito del portafolio de proyectos de la organización.

Un punto de relevante en el esquema de abordaje planteado, es el asociado a la definición de mejoras, para lo cual he adaptado el marco de excelencia de Calidad que establece la EFQM  (Fundación Europea para la Gestión de la Calidad) al ámbito de la gestión de proyecto en lo relativo a la generación de los registros. Con el objeto de incorporar el componente de mejora continua al modelo que se desarrolle.

 

Imagen 4 – Definición de Mejoras en base al Modelo de la EFQM

Lo descrito en este artículo resalta uno de los temas que, si bien se sabe y entiende su importancia en la gestión de los proyectos, en muchas ocasiones es implementada con una estructura poco rigurosa en términos de dar respuesta a necesidades que van más allá de la visibilidad de los avances. Sino que debe entenderse que la misma permita tener una trazabilidad integral en términos de las decisiones de negocio y soporte de la habilitación de activos.

Al tener claridad respecto a que los registros que construimos en el ámbito de los proyectos sean “legibles, fácilmente identificables y recuperables” y alineados a las necesidades reales del negocio, lograremos generar valor adicional con la gestión de dichos registros.

Alexander Guerrero Pinedo – PMP
Consultor OPM | Organizational Project Management

Especialista en servicios de consultoría de gestión corporativa de proyectos. Con amplia experiencia en el desarrollo e implementación de equipos de trabajo multidisciplinarios y la definición de procesos que garanticen una gestión integral y sistemática de proyectos, programas y portafolios alineada con el modelo de gestión de la organización. Experiencia en asesoramiento estratégico a empresas RETAIL, TELCO y Financieras en el rediseño de los procesos críticos con el objeto de definir planes de mejora alineados con los objetivos del negocio.