Factores que pueden hacer fracasar nuestros proyectos


Recuerdo que hace un tiempo leí un artículo donde se analizaba el Reporte de Caos (The Chaos Report of Standish Group), en el cual se mencionaba que sólo un 29% de proyectos desarrollados terminan exitosamente, de un estudio que consideró 50.000 proyectos de todo el mundo.

Esta cifra me llamó mucho la atención y me hizo analizar la historia de proyectos en los que he trabajado y las principales problemáticas que se me han presentado.

En este contexto, muchos son los factores que pueden afectar negativamente nuestros proyectos, y no hay una receta, pero no me queda duda alguna de que si velamos por aplicar la correcta práctica de la gestión de proyectos y nos perfeccionamos día a día, sin lugar a dudas tendremos “más” proyectos exitosos.

A continuación, una lista con los factores que afectan negativamente nuestros proyectos, no están por orden de prioridad ni importancia, aclaro.

 

  1. No identificar a los interesados de forma correcta:Un interesado es aquella persona, organización, institución que puede verse afectada positiva o negativamente por nuestro proyecto. Por supuesto que si se cumple lo primero, esto es; que se vea afectado positivamente, bienvenido sea, posiblemente sea el menor de los casos y como la “Ley de Murphy” no falla, se cumplirá la segunda situación, nos veremos afectados negativamente y por no haberla identificado tempranamente se transforman luego en nuevos requisitos o exigencias que no tuvimos en cuenta y por tanto implicarán un posible cambio de alcance o un posible detractor del proyecto con los costos que esto implica.

De vital importancia entonces es; identificar la “totalidad” de interesados principalmente al inicio del proyecto, gestionar su compromiso y mantenerlos informados.

  1. Deficiente captura de requerimientos:Son diversas las razones que nos pueden llevar a no realizar un correcto levantamiento de requerimientos, tales como:
  • Desconocimiento del negocio sobre el cual se realiza la toma de requerimientos.
  • Falta de experiencia.
  • Mala comunicación con los interesados.
  • No haber identificado a todos los interesados.
  • Desconocimiento de las herramientas/técnicas adecuadas para tal efecto.
  • No dedicar el tiempo necesario a éste proceso, apresurarse.

Una deficiente captura de requerimientos nos llevará a un alcance incompleto, y por consiguiente a no cumplir con los objetivos fijados para el proyecto.  En este escenario nos veremos complicados en la medida que avanza el proyecto y lo peor, con posibles cambios de alcance no cumpliendo como consecuencia con las expectativas del cliente/usuario.

¿Qué podemos hacer al respecto? :

  • Identificar a los interesados correctamente, así aseguramos contar con las personas indicadas para realizar la toma de requerimientos.
  • Seleccionar las herramientas/técnicas correctas, en una mezcla entre la más útil para ti y que sea adecuada para el tipo de interesado, este punto es crítico, un cliente puede ser muy “gráfico” o “visual” y prefiera prototipos más que sólo texto.
  • Dedicar el tiempo adecuado, ni más ni menos.
  • Documentar y utilizar la matriz de trazabilidad de requerimientos.
  • Validar con el cliente los requerimientos finales, antes de continuar. Hacer esto siempre.

 

  1. Deficiente identificación de riesgos: Un proyecto sin una correcta identificación de riesgos tiene grandes probabilidades de incurrir en “re-trabajo”, por eventos que no fueron contemplados durante la planificación y que afectarán directamente las restricciones del proyecto: tiempo, alcance, costo, calidad, por nombrar algunas.

 

El beneficio de una correcta identificación de riesgos es gestionar con antelación, planificar respuestas para mitigar o contener una posible amenaza y minimizar los impactos negativos de éstos en caso que ocurran durante el proyecto, estos últimos se reflejan en las reservas de contingencia o de gestión, por ejemplo.

 

  1. Mala o deficiente comunicación:Se afirma que un 90% del tiempo del proyecto un Jefe de Proyecto destina(o debiera destinar) a las comunicaciones, verbales y no verbales.

 

Esto no implica que “todo” deba ser comunicado a “todos”, sino que la información correcta en el tiempo indicado a la persona adecuada.

 

Algunos síntomas de una deficiente gestión de comunicación suelen ser:

  • La información llega por más de un canal o bien por distintos interlocutores y generalmente distorsionada.
  • La información no llega a tiempo, o lo que es peor, llega a las personas incorrectas.
  • Existe diferente entendimiento de un mismo tema.
  • Existen equipos desinformados.

La gestión de las comunicaciones es crítica en un proyecto, sobre todo en los de gran tamaño y que requieren coordinación de múltiples equipos del proyecto, distintos proveedores, entidades externas, clientes, etc.

 

  1. Plazos poco realistas:Muchas veces un proyecto que inicia nos llega con las fechas de entrega ya fijadas, esto puede deberse a acuerdos comerciales, al “Time to Market”, a nuevas leyes o bien a razones estratégicas, todas por cierto muy válidas. Ante esta situación podemos estar ante un proyecto que nace con Holguras Negativas” y lo que es peor, hay grandes probabilidades de que el proyecto no cumpla con los objetivos solicitados y con esto te veas cuestionado como Jefe de Proyecto.

Ante esta situación, adecuado es empoderarse de la situación, evaluar y planificar a conciencia, velando por los recursos, sin perder del foco las restricciones y objetivos, evaluando el alcance, dimensionando los impactos que permitan presentar alternativas viables al patrocinador o cliente.

Debes hacer “visible” los posibles caminos de éxito cómo también los que impliquen no llegar a éste, los supuestos y que debe ocurrir para cumplir con un proyecto que llega con fechas pre establecidas o fechas “quemadas”. Es deber del Jefe de Proyecto ofrecer alternativas viables, quizá implementar por fases, y en último caso decir que “no” justificadamente, con alternativas.

 

  1. No respetar el marco metodológico de proyectos o no seguirlo:Aún es posible encontrar organizaciones donde el ámbito de la documentación de una metodología es vista como burocracia, por supuesto que los extremos o una metodología mal implementada, puede ser un estorbo más que una ayuda.

Un adecuado marco metodológico que nos guíe y entregue lineamientos en la gestión de proyectos, nos entrega mejores herramientas y técnicas que podemos usar para obtener proyectos exitosos.

 

  1. Mala planificación: En todo proyecto la etapa de planificación es primordial y es donde se puede definir en gran parte el posible éxito o fracaso del proyecto, si aquí no ejecutamos correctamente los procesos de planificación hay grandes posibilidades de que nuestro proyecto fracase, para esto debemos definir el alcance y los objetivos del proyecto, trabajar nuestra EDT(Estructura de Desglose del Trabajo), identificar actividades, para luego estimar recursos y presupuesto, desarrollar cronograma, evaluar los riesgos, planificar la calidad, trabajar los demás planes de las distintas áreas de conocimiento, en resumen; poner en práctica las mejores prácticas que sugiere Pmbok®.

 

Una correcta planificación considera al menos los siguientes lineamientos:

  • Lo que no se planifica, no existe.
  • El Jefe de Proyecto no realiza la planificación sólo, no es una isla, una correcta planificación y sobre todo la definición de Alcance, captura de requerimientos y la EDT, la realiza el “equipo del proyecto”.
  • El plan del proyecto se comunica a los interesados y se verifica su entendimiento.
  • El objetivo y las metas del proyecto no son dinámicas en el tiempo.

 

  1. Deficiente control de cambios:Heráclito dijo “Lo único constante es el cambio”, menos mal que esto no se cumple al 100% en nuestros proyectos y por el contrario, tenemos herramientas como la utilización del Control Integrado de Cambios (CIC), con el objetivo primordial de evaluar los impactos de todo posible cambio en el proyecto y evitar por supuesto la corrupción del alcance (cambios implementados que no fueron aprobados por el CIC).

 

  1. Falta de empoderamiento del Jefe de Proyecto:Pudiera ser obvio quizá lo que se espera de un Jefe de Proyecto desde el punto de vista de sus funciones, sin embargo, “empoderarse” va más allá, implica adueñarse del proyecto, es hacer que las cosas sucedan. Es aquí precisamente donde deben aparecer las habilidades blandas de dirección y liderazgo, la empatía y confianza en el equipo es puesta a prueba.

No es fácil en un proyecto hacer que cada parte del equipo funcione de forma cohesionada en pro del objetivo común, muchas veces porque quien debe realizar ciertas actividades para nuestro proyecto, tiene distintas prioridades, otro foco o bien, sólo participa en instancias específicas del proyecto.

Ante este escenario, donde diversas piezas deben trabajar de acuerdo a un plan y cronograma fijado, vital es sentirse y actuar de forma empoderada:

  • Siendo proactivo.
  • Manteniendo informado al equipo del proyecto y a los interesados, sobre todo con las próximas actividades, asegurándose de que lo que queríamos transmitir fue entendido correctamente.
  • Fomentando una buena comunicación cuando queremos solicitar algo, ideal persona a persona, no basta con enviar un correo electrónico, cuando queremos solicitar algo importante es persona a persona cuando hacemos participe al otro en la pedida y lo involucramos.
  • Aprende del negocio, no seas un Jefe de Proyecto de escritorio, debes conocer del negocio para proponer las mejores soluciones a tus clientes, para “sentir los dolores” de tu usuario/cliente.
  • Pide feedback, a tus clientes y al término de los proyectos, evalúa como llevaste el proyecto, haz que evalúen tu trabajo con encuestas breves o bien entrevistas con los usuarios finales. Analiza y luego corrige, repite esto habitualmente. Todos nos podemos equivocar, pero es trabajo nuestros como Jefe de Proyectos darnos por enterados.

 

Carlos Alvarez G. PMP